Empresas

En la interfaz, las empresas se administran desde Configuración > Entidades. Cada empresa conserva su propia información fiscal, ejercicios, monedas, catálogo y movimientos.

Crear una empresa

1. Abre Configuración > Entidades.
2. Selecciona Agregar o abre directamente el asistente de creación.
3. Completa los seis pasos y revisa las cuentas y, cuando uses un balance, sus saldos antes de crear la empresa.

Paso 1: información fiscal

Selecciona el país e indica la identificación tributaria y las condiciones fiscales solicitadas. Los campos cambian según el país y el tipo de persona.

Para una empresa venezolana, el asistente puede solicitar datos como RIF, persona natural o jurídica, condición de contribuyente, período de IVA o exención de ISLR.

Paso 2: información básica

Indica el nombre y la zona horaria. La zona horaria se utiliza para interpretar fechas y operaciones, por lo que debe corresponder con el lugar donde trabaja la empresa.

Paso 3: monedas

Selecciona:

• Una moneda funcional, que será la base de los registros y del balance de los comprobantes.
• Dos monedas operativas, para conservar y consultar equivalencias de los movimientos.

Las tres monedas son obligatorias y deben ser distintas entre sí.

Consulta Monedas para entender la función de cada una.

Paso 4: primer ejercicio

Selecciona la Fecha de Cierre. Activa Ejercicio Corto cuando el primer ejercicio tenga menos de doce meses e indica también su fecha inicial.

El asistente crea este ejercicio junto con la empresa. Los ejercicios siguientes se administran desde Contabilidad > Períodos.

Paso 5: origen de las cuentas

Elige una de estas opciones:

• Subir y procesar un balance de comprobación para inferir las cuentas y los saldos iniciales.
• Seleccionar una plantilla de catálogo predefinida.
• Partir de un catálogo básico.
• Copiar el catálogo de otra empresa.
• Importar un archivo XLSX de catálogo.

Paso 6: revisión

Si elegiste un catálogo, revisa las cuentas que serán creadas y desmarca las que no correspondan.

Si elegiste un balance, ya procesado en el paso anterior, Amable Conti muestra las cuentas, la jerarquía y los saldos inferidos. También identifica automáticamente el período comparando las fechas y encabezados del archivo con el primer ejercicio.

• Las cuentas y su jerarquía.
• La naturaleza y clasificación contable de cada cuenta.
• Los saldos iniciales y las cuentas especiales requeridas.

Confirma en el pie de la tabla las cuatro cuentas especiales. Si quieres reemplazar una cuenta detectada, pulsa Cambiar cuenta; puedes volver a la propuesta con Cancelar cambio. Cuando una no haya sido detectada, selecciona una cuenta de movimiento compatible o una cuenta agrupadora donde Amable Conti deba crearla. Las cuentas de resultados acumulados, resultado del ejercicio y efectos de conversión deben ser de patrimonio; la de ganancia o pérdida cambiaria debe ser de ingreso o gasto. Una cuenta no puede ocupar dos funciones especiales. Después revisa los saldos: los positivos se muestran en el Debe y los negativos en el Haber, y las cuentas regulares y de orden deben quedar balanceadas por separado.

Al elegir una cuenta agrupadora, la nueva cuenta especial queda dentro de esa agrupación y recibe un código disponible siguiendo el formato de sus otras subcuentas.

Las cuentas especiales confirmadas permanecen visibles en un resumen con Cambiar, incluso después de completar las cuatro. Deshacer última confirmación revierte la última confirmación o asignación; puedes usarlo varias veces. Las confirmaciones y su historial se conservan al reabrir la revisión. Deshacer conserva las agrupadoras que hayas creado y las ediciones de saldos o monedas; si revierte una asignación que trasladó un saldo, también revierte ese traslado.

Si necesitas ampliar la estructura, pulsa Crear cuenta agrupadora. Indica el nombre y elige Nivel principal u otra agrupadora como padre. En el nivel principal puedes elegir la naturaleza; dentro de otra agrupadora se hereda del padre. El código es opcional: si lo dejas vacío se genera uno disponible, y si lo escribes debe ser único y continuar la estructura del padre. Puedes crear varias agrupadoras y niveles consecutivos antes de seleccionar dónde ubicar una cuenta especial.

Para quitar una agrupadora marcada como creada en esta revisión, abre su menú contextual y elige Eliminar cuenta agrupadora. Solo se pueden eliminar agrupadoras vacías: primero elimina o reubica sus subcuentas. Si luego deshaces una asignación especial que necesita una agrupadora eliminada, se recupera esa agrupadora para conservar la estructura.

Los saldos iniciales se expresan en la moneda funcional elegida en el paso 3. En cuentas de movimiento monetarias de activo o pasivo puedes seleccionar otra moneda del catálogo disponible. Si es distinta de la funcional y la cuenta tiene saldo inicial, ingresa también la cantidad extranjera, positiva y con hasta dos decimales. Esa cantidad se registra en el mismo Debe o Haber del saldo inicial. La moneda y su cantidad se conservan al volver a la revisión; cambiar la moneda de la cuenta limpia la cantidad anterior para que ingreses la correspondiente.

Si el archivo corresponde al período anterior, el sistema usa el saldo final. Para el período actual usa el saldo inicial y, cuando esa columna no existe, calcula Debe menos Haber. Si configuraste un ejercicio corto, usa el saldo final a la fecha de inicio para preparar la apertura.

Al finalizar desde un balance, Amable Conti crea en una sola operación la empresa, el primer ejercicio, las monedas, el catálogo inferido y la carga de saldos iniciales. Si elegiste un catálogo, los saldos iniciales se cargan después cuando correspondan.

Editar una empresa

Abre Configuración > Entidades, selecciona la empresa y modifica la información permitida. Si conoces su ID, la ruta es /configuracion/entidades/editar/ID.

Puedes actualizar información fiscal, nombre, contacto, dirección y etiquetas según el país y tus permisos. La presencia de movimientos o configuraciones relacionadas puede restringir algunos cambios.

Después de crearla

1. Selecciona la empresa desde el menú principal, entra al módulo y elige el ejercicio en Período seleccionado.
2. Revisa el catálogo de cuentas.
3. Revisa o completa la parametrización de cuentas especiales.
4. Verifica los saldos iniciales creados desde el balance o cárgalos si elegiste un catálogo.
5. Configura Creativa, si usarás ventas, compras o reportes fiscales.