Catálogo de cuentas

El catálogo es un árbol jerárquico de cuentas propio de cada empresa. Su estructura permite registrar comprobantes y agrupar saldos en los reportes.

Abrir el catálogo

Ve a Contabilidad > Catálogo de Cuentas. El árbol abre todas sus ramas inicialmente y permite buscar o filtrar por tipo, naturaleza, partida, actividad, moneda, auxiliares y centro de costos. Desde allí también puedes agregar cuentas raíz o hijas y editar las existentes.

Reorganizar cuentas

Arrastra una cuenta desde el control ubicado al inicio de su fila. Puedes soltarla entre dos cuentas para cambiar su orden, sobre una cuenta de agrupación para convertirla en su subcuenta o en el nivel raíz para quitarle el padre.

Al cambiar de padre, la cuenta adopta la clasificación heredable del nuevo padre. Sus subcuentas conservan la rama y reciben la misma clasificación. Si una cuenta de movimiento vuelve a una rama monetaria y no tiene moneda, recibe la moneda funcional de la entidad. Una cuenta de movimiento no puede recibir subcuentas y tampoco se permite mover una cuenta dentro de una de sus propias subcuentas.

Clasificación principal

Cada cuenta pertenece a una naturaleza:

• Activo.
• Pasivo.
• Patrimonio.
• Ingreso.
• Gasto.
• Orden.

La naturaleza del padre limita las cuentas que pueden crearse debajo. Partida, Actividad y Naturaleza pueden heredarse del padre; revísalas antes de guardar.

Agregar una cuenta

1. Para una cuenta raíz, abre Agregar cuenta.
2. Para una cuenta hija, selecciona Agregar en su cuenta padre. La ruta incluye ?padreId=ID_PADRE.
3. Completa identificación, clasificación y configuración.
4. Guarda y confirma su ubicación en el árbol.

Código de la cuenta

Al agregar una cuenta hija, escribe solo el segmento que se anexará al código del padre, incluido el separador.

Por ejemplo, si el padre es 1-1-1-01, el segmento -003 produce 1-1-1-01-003. Escribir 003 lo uniría sin guion.

El código completo debe ser único dentro de la empresa.

Agrupación y movimiento

• Una cuenta de agrupación organiza cuentas hijas y no recibe registros. Deja desactivada Cuenta de Movimiento.
• Una cuenta de movimiento recibe líneas de comprobantes. Activa Cuenta de Movimiento y selecciona la moneda que corresponda.

En una cuenta de movimiento también puedes definir:

• Tiene Centro de Costos: exige o permite analizar el registro por centro de costo.
• Tiene Auxiliares: vincula el registro con un cliente, proveedor u otra contraparte.
• Es Confidencial: conserva una marca administrativa en la cuenta. Actualmente no aplica restricciones de acceso por sí sola; no la uses como control para proteger información sensible.
• Descripción, Se Carga, Se Abona y Saldo Correcto: documentan el uso esperado de la cuenta.

Cambiar la naturaleza, el tipo o el padre puede estar restringido cuando la cuenta ya tiene movimientos o hijas.

Cuentas de costo

Una cuenta de costo conserva naturaleza Gasto, pero activa Es Costo para que el Estado de Resultados la separe de los demás gastos y calcule la utilidad bruta.

Una cuenta de movimiento marcada como costo puede clasificarse como:

• Fijo: no cambia directamente con el volumen de actividad.
• Variable: cambia según producción, ventas o prestación del servicio.
• No Aplica: no necesita esta separación.

Cuando una cuenta padre es de costo, sus hijas heredan esa condición.

Inventario y actividad

Activa Es Inventario únicamente en las cuentas destinadas a controlar inventarios. La Actividad clasifica cuentas para el Estado de Flujo de Efectivo, por ejemplo Efectivo, Operativa, Inversión o Financiamiento.

Una cuenta bancaria que se usará en la conciliación bancaria debe tener actividad Efectivo.

Cuentas en moneda extranjera

En una cuenta monetaria de movimiento, selecciona la moneda en la que se originan sus operaciones. Al registrar un movimiento, Amable Conti conserva por separado el importe funcional y el importe extranjero.

Las tasas dependen de la fecha. Los reportes no deben interpretarse como una conversión permanente con la tasa actual. Consulta Monedas.

Cuentas especiales

Después de preparar las cuentas requeridas para resultados, conversión y diferencias cambiarias, asígnalas en Configuración > Contabilidad > Parametrización. No asumas que un código de ejemplo coincide con el catálogo de tu empresa.