Creativa — Terceros

Tipo de persona según el RIF

Al agregar, editar o importar terceros, el tipo de persona se determina automáticamente por su RIF/código: V, E y P indican persona natural; J, G y C corresponden a la categoría jurídica del sistema. Una cédula que empieza por V también identifica a una persona natural. Las máquinas fiscales no tienen tipo de persona.

Esta clasificación no determina la residencia, la condición de contribuyente ni las retenciones aplicables. Revisa esos datos por separado.

Puedes cargar varios clientes y proveedores a la vez desde Creativa > Clientes y Proveedores, sin crear cada ficha por separado. En Importar, elige Excel u Otra empresa.

Importar desde otra empresa

1. Activa la empresa que recibirá los terceros y abre Importar > Otra empresa.
2. Selecciona una Empresa de origen. Se muestran las otras empresas activas de tu organización a las que tienes acceso.
3. Elige Omitir duplicados para conservar los terceros actuales o Sobreescribir terceros para actualizarlos por RIF.
4. Pulsa Importar. El resultado indica cuántos terceros se agregaron, actualizaron u omitieron.

Se copian los terceros con RIF, sus datos fiscales, direcciones, contactos, teléfonos y correos. Los terceros sin RIF se omiten. Las máquinas fiscales no se incluyen.

Las cuentas predeterminadas se asignan a las cuentas con el mismo código en la empresa de destino. Si no hay una cuenta equivalente, la asignación queda vacía. Al sobreescribir, las direcciones y los datos de contacto existentes se reemplazan por los del origen. La empresa de origen conserva sus datos.

Importar desde Excel

Un mismo archivo puede incluir clientes, proveedores y terceros con ambos roles.

1. Descarga la plantilla

Selecciona la empresa en la que deseas trabajar, abre Clientes y Proveedores y pulsa Importar > Excel. Luego selecciona Descargue la plantilla.

Utiliza la plantilla descargada desde la empresa correspondiente para contar con sus opciones y cuentas disponibles.

2. Completa los datos en Excel

En la hoja Plantilla Terceros, registra un tercero por fila a partir de la fila 4. Conserva los encabezados y el orden de las columnas.

Completa el RIF, el tipo de tercero, el nombre, la retención de IVA y el tipo de contribuyente. También puedes incluir dirección, datos de contacto y cuentas predeterminadas.

Usa las listas desplegables y la hoja Datos Válidos como referencia. Guarda el archivo en formato .xlsx.

3. Sube el archivo y elige cómo tratar los duplicados

Regresa a Importar y, en Suba la plantilla, arrastra el archivo o selecciónalo desde tu equipo.

En Gestión de duplicados, elige qué hacer con los terceros cuyo RIF ya existe en la empresa:

• Omitir duplicados: conserva sus datos actuales e importa solo los terceros nuevos.
• Sobreescribir terceros: actualiza los terceros existentes con la información del archivo. Esta opción también se aplica a proveedores y a terceros con ambos roles.

Al sobreescribir, los contactos, teléfonos y correos se reemplazan por los del archivo. Revisa que estén completos: si dejas esas celdas vacías, se eliminan los datos de contacto anteriores.

4. Importa y revisa el resultado

Pulsa Importar y espera el mensaje de confirmación, que indica cuántos terceros se agregaron y, cuando corresponde, se actualizaron.

Comprueba sus fichas en Clientes y Proveedores. Si aparece un error, revisa los datos indicados, corrige la plantilla y vuelve a cargarla.