Creativa

Creativa registra documentos comerciales y fiscales y, cuando corresponde, genera sus comprobantes contables. Su disponibilidad depende del mercado, el plan, los permisos y la configuración de la empresa.

Configuración inicial

Abre Configuración > Creativa antes de registrar documentos. Allí puedes definir:

• Información y condición fiscal.
• Período de IVA y retenciones.
• Cuentas fiscales y cuentas predeterminadas de ventas y compras.
• Prefijos de series, firma y sello.
• Uso de sucursales mediante centros de costo.

Una configuración pendiente puede bloquear el trabajo normal y solicitar que la completes.

Clientes y proveedores

Administra terceros desde Creativa > Clientes y Proveedores. Un tercero puede ser Cliente, Proveedor o Cliente y Proveedor. Reporte Z utiliza un tercero de tipo máquina fiscal.

Además de la identificación y los contactos, puedes guardar condición fiscal, porcentajes de retención y cuentas predeterminadas. Estas cuentas tienen prioridad sobre las cuentas predeterminadas generales de Creativa.

Para cargar varios clientes y proveedores a la vez, consulta la guía Importar terceros desde Excel.

Si agregas un cliente, proveedor o máquina fiscal desde el selector de una venta o compra, queda seleccionado automáticamente al guardar. Puedes continuar con el documento sin buscarlo otra vez. Lo mismo ocurre con las series, métodos de registro y centros de costo o sucursales creados desde sus selectores. Las etiquetas y subetiquetas nuevas se añaden a las que ya tengas seleccionadas.

Consulta Crear registros desde un formulario para conocer este comportamiento compartido.

Métodos de registro

Los métodos indican las cuentas utilizadas para liquidar ventas o compras:

• Lista de métodos.
• Agregar para ventas.
• Agregar para compras.

En la contabilización inmediata detallada, los métodos deben sumar exactamente el neto del documento después de impuestos y retenciones.

Ventas

Abre Creativa > Ventas o agrega una venta.

Se admiten Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Reporte Z y Exportación cuando correspondan. Las pestañas son Borrador, Aprobado, Contabilizado y Papelera.

• Aprobado identifica un documento aprobado sin comprobante asociado.
• Contabilizado identifica un documento aprobado con comprobante asociado.
• El detalle se abre en un panel desde la lista; no existe /ver/ID.
• La edición usa /creativa/ventas/editar/ID.
• La importación masiva mediante plantilla XLSX está disponible en Ventas.

Numeración de Reportes Z

Una máquina fiscal puede reutilizar un número de Reporte Z cuando reinicia su contador, por ejemplo de 9999 a 0001, siempre que la Fecha de Documento sea distinta de la del reporte anterior con ese número.

Dentro de una empresa, no puedes registrar dos reportes con la misma máquina fiscal, número de Reporte Z y Fecha de Documento. Cambiar únicamente la Fecha de Validez no permite repetirlo. Esta regla se aplica al agregar, editar, importar desde XLSX y crear por API.

Compras

Abre Creativa > Compras o agrega una compra.

Se admiten Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito. También debes clasificar el tipo de compra, Interna o Importación, y el crédito fiscal, Deducible, Prorrateable o No deducible.

Al agregar o editar una compra de importación, la pestaña Importación muestra sus datos junto al Resumen del Documento, para consultar los importes sin cambiar de pestaña.

Las compras usan las mismas cuatro pestañas de estado. Las retenciones de IVA e ISLR aprobadas ofrecen descargas en Excel y PDF cuando corresponda. Compras no tiene importación masiva mediante plantilla XLSX.

Notas de crédito y débito

Una nota debe referirse a un documento compatible de la misma empresa. Sus fechas de documento y validez no pueden ser anteriores a las del documento afectado. Una nota de crédito tampoco puede superar el monto disponible del documento original.

Registra los importes de las notas sin signo negativo; el tipo de documento determina su efecto. Las bases, impuestos, totales, pagos y retenciones de ventas y compras no admiten importes negativos al crear o editar, incluso en Borrador. La misma regla se aplica a la importación XLSX de ventas y Reportes Z, incluidos los valores negativos que redondearían a cero.

Escanear con IA

Ventas y Compras pueden leer PDF, JPEG, PNG, WEBP o GIF después de tu autorización. La extracción precarga el formulario y el archivo original se adjunta al guardar. Revisa siempre proveedor o cliente, fechas, números, bases e impuestos antes de aprobar.

En móvil, Agregar abre directamente el formulario. La flecha unida a su lado permite elegir Formulario o Escanear con IA; en Ventas también ofrece Importación desde Excel. En escritorio, estas acciones permanecen separadas, con el botón Escanear con IA en ambas listas e Importar solo en Ventas.

Formulario y archivos adjuntos

Al agregar o editar una venta o compra, Detalles del Documento reúne los datos de identificación, tipo de documento, estatus, tipo de transacción y etiquetas. Un panel con las pestañas Resumen del Documento y Archivos Adjuntos está disponible desde todas las pestañas del formulario, incluidas Exportaciones e Importación cuando correspondan. Está a la derecha en escritorio y debajo del contenido en pantallas pequeñas.

El panel abre inicialmente en Resumen del Documento, excepto al crear una venta o compra con Escanear con IA: cuando llega el archivo original, Archivos Adjuntos se activa automáticamente una sola vez. Se respetan las elecciones manuales de pestaña; adjuntar archivos manualmente no cambia la pestaña del panel. Al editar un documento, la pestaña inicial sigue siendo Resumen, aunque tenga un archivo de origen OCR.

Al crear con Escanear con IA, la vista previa ampliada facilita consultar el original en escritorio. En pantallas pequeñas, el panel aparece debajo del formulario.

Cambiar entre General, IGTF, Asiento y las otras pestañas principales conserva la pestaña elegida en el panel. Al alternar entre Resumen y Archivos, el visor conserva el archivo seleccionado y, para las imágenes, el giro, el zoom y la posición mientras sigues trabajando en el formulario. En los PDF, la conservación de la vista depende del navegador.

En Etiquetas, escribe para buscar y selecciona varias etiquetas. Las elegidas muestran su nombre y color; quitar una de la selección no elimina la etiqueta. Guarda el documento para conservar su asignación.

Desde el selector puedes Agregar etiqueta o abrir Administrar etiquetas para crear sub-etiquetas, editar nombres y colores o eliminar etiquetas. Las sub-etiquetas heredan el color de su padre. Al crear una etiqueta, queda seleccionada en el documento. La eliminación requiere confirmación y no se permite si la etiqueta tiene sub-etiquetas. Si una operación falla, el diálogo conserva los datos para que puedas corregirlos o reintentar.

• El visor permite consultar imágenes y PDF sin salir del formulario. Si hay varios archivos, puedes elegir cuál consultar. Los PDF usan el visor integrado del navegador: los controles de página, zoom y giro dependen del navegador. En algunos dispositivos puede ser necesario abrir o descargar el original.
• Para descargar un adjunto nuevo o guardado, haz clic en su nombre en la lista de archivos. La descarga conserva el formulario y los datos sin guardar. Abrir original es una acción separada del visor que abre el archivo en otra pestaña.
• Al abrir Archivos Adjuntos, las nuevas facturas creadas con Escanear con IA seleccionan inicialmente su archivo de Origen OCR, incluso después de guardar y volver a editar. Los documentos antiguos pueden no tener identificado su archivo de origen.
• Para las imágenes, usa Acercar y Alejar o Ctrl/Cmd y la rueda para cambiar el zoom en pasos de 50 puntos porcentuales (100%, 150%, 200%...), hasta 800%. El 100% corresponde a la imagen ajustada al visor. Arrastra para mover o pellizca con dos dedos en una pantalla táctil para ajustar el zoom de forma continua.
• En las imágenes, los botones de giro rotan en pasos de 90 grados; girar los dedos no rota la imagen. Ajustar centra y encaja la vista conservando el giro; Restablecer recupera la orientación original y ajusta la vista.
• Ampliar abre un visor más grande. La selección, página, zoom, posición y giro son temporales: no modifican el archivo original ni se guardan con la venta o compra.
• Si un formato no tiene vista previa o un archivo no puede mostrarse, usa Abrir original. El navegador gestiona las contraseñas de los PDF y puede reiniciar su vista al ampliar o cerrar el visor.

Antes de guardar una factura recién leída, evita recargar la página: el archivo pendiente puede perderse aunque los datos extraídos sigan apareciendo en el formulario.

Contabilización

Cuando un documento está aprobado, no anulado, marcado para contabilizar y tiene la configuración necesaria, Creativa genera un comprobante aprobado con sus importes operativos.

Los cambios de estado y contabilización deben realizarse desde la venta o compra, no desde el comprobante generado. El comprobante asociado puede consultarse en /contabilidad/comprobantes/editar/ID.

Retenciones de IVA

La página Intercambiar y Eliminar Número de Retención IVA permite anular, eliminar el último número o intercambiar dos números del mismo mes según las reglas de secuencia.

Las retenciones de Reporte Z se administran en /creativa/ventas/retencion/ID. No uses su subruta /editar, porque no forma parte del flujo normal.

Para una retención de IVA de Reporte Z, ingresa el Monto total de la factura, selecciona 75% o 100% e ingresa manualmente el Monto de la retención indicado en el comprobante. El monto de la retención es independiente del total de la factura: cambiar el total o el porcentaje no modifica el importe ingresado. Tanto en IVA como en ISLR puedes editar este monto, con hasta dos decimales; al guardar se conserva el importe ingresado y se utiliza para la contabilización.

Al editar un comprobante, modifica el monto de la retención solo si corresponde y confirma con Guardar comprobante para conservar el importe ingresado. No se permiten montos de retención negativos.

Reportes fiscales

Abre el catálogo de reportes de Creativa. Incluye Planilla del IVA, Libro de Compras y Ventas, Prorrateo IVA, retenciones TXT y XML, reportes de IVA, ISLR e IGTF, operaciones multimoneda y reportes para contribuyentes formales cuando aplican.

Los formularios pueden advertir sobre documentos o retenciones en Borrador o Papelera. Según el reporte, la salida se muestra como vista previa o descarga PDF, Excel, TXT o XML.

Totales del Libro de Compras y Ventas en Excel

Descarga el archivo desde Libro de Compras y Ventas. Por defecto, los totales de Libro de Ventas y Libro de Compras se calculan con fórmulas: al editar un importe del detalle, el total de esa columna se actualiza en la hoja de cálculo.

Si necesitas los importes registrados en lugar del Excel formulado, activa Formato anterior (sin fórmulas) antes de generar el reporte. Todas las hojas, incluidos los resúmenes, Prorrateo y Planilla IVA, contienen valores fijos; los impuestos conservan los montos registrados y no se recalculan como Base × Alícuota. Editar el archivo no actualiza sus totales. Esta opción está desactivada al abrir el formulario y conserva los criterios fiscales corregidos: excluye ventas de terceros y anulaciones de los cálculos propios, trata correctamente las exportaciones y mantiene el alcance de toda la empresa en Prorrateo y Planilla, incluso al filtrar por Sucursal.

Las columnas Impuesto del detalle se calculan únicamente como Base × Alícuota, incluyendo ventas de terceros, compras internas, importaciones e IGTF en ventas. Por ejemplo, una base de 100 con alícuota de 16 % calcula un impuesto de 16. No se agregan ajustes ni redondeos a la fórmula: aunque se muestren dos decimales, el cálculo conserva toda su precisión y puede diferir del impuesto facturado.

Las fórmulas de Impuesto conservan la precisión del cálculo sin redondearlo a dos decimales; el formato de la celda muestra dos decimales.

Los resúmenes conforme al artículo 72 del Reglamento de IVA también se actualizan a partir de los importes correspondientes, incluyendo las bases imponibles, el IVA, los importes no gravados, las exportaciones y las retenciones. Esto incluye el resumen de ventas de terceros y los resúmenes cruzados, cuando se seleccionan al descargar el reporte.

Las hojas Prorrateo y Planilla IVA de ese mismo archivo también utilizan fórmulas, sin cambiar las hojas ni las columnas visibles del reporte. Conservan el alcance de toda la empresa, aunque filtres el Libro de Ventas por Sucursal. El Libro de Compras también conserva las compras de toda la empresa.

Al editar importes presentes en los libros, las hojas fiscales actualizan sus cifras relacionadas. Para actualizar operaciones que no aparecen en el libro filtrado, descarga nuevamente el reporte. Los cambios en Amable Conti no actualizan automáticamente un archivo ya descargado.

Criterios de Prorrateo y Planilla IVA

• Ventas por cuenta de terceros: se muestran por separado en el Libro de Ventas, pero no forman parte de las ventas propias de Planilla ni del numerador o denominador de la prorrata del intermediario. La comisión o remuneración propia debe registrarse como una operación propia, según su tratamiento fiscal. Tampoco se descuentan en la Planilla propia las retenciones de las ventas marcadas como de terceros; verifica que cada comprobante corresponda al RIF del contribuyente.
• Exportaciones a tasa cero: se incluyen entre las operaciones gravadas para la prorrata y en Ventas de Exportación (D8) de Planilla, incluso cuando su importe se registró en Base Exenta. Esto no convierte en gravadas las ventas internas realmente exentas. Las notas de crédito y débito vinculadas a una exportación ajustan sus importes.
• Anulaciones: los documentos anulados no aportan ventas ni créditos al prorrateo. Las notas de crédito válidas restan sus importes; no se excluyen por ser notas de crédito.
• IVA facturado y Excel formulado: las vistas y descargas independientes de Planilla suman el IVA registrado en cada documento y sus ajustes, sin volver a calcularlo sobre bases agrupadas. En el Excel combinado predeterminado, el impuesto visible se calcula como Base × Alícuota por documento, sin redondeos ni ajustes adicionales, y se refleja en los resúmenes, Prorrateo y Planilla. Por ello puede diferir del IVA registrado; los importes de operaciones no visibles en un libro filtrado conservan los valores registrados. El Formato anterior (sin fórmulas) conserva los impuestos registrados también en el Excel combinado. Para generar la planilla, selecciona el período, sin elegir entre saldos Libro o Declaración. Revisa el resultado frente a los documentos antes de declarar.

Estos criterios se aplican a la vista previa, a las descargas independientes de Prorrateo y Planilla y al Excel combinado. Se basan en los artículos 10, 30, 34, 36 y 37 de la Ley de IVA y en los artículos 4, 55, 59 y 72 de su Reglamento. El crédito prorrateado utiliza únicamente el IVA de compras clasificado como Prorrateable y conserva su precisión de cálculo.

Los saldos anteriores, ajustes y demás entradas manuales de Planilla siguen siendo editables. Un rango parcial de fechas no sustituye la revisión del período fiscal que corresponda declarar.

En el formato predeterminado, conserva las fórmulas en las celdas de totales y resúmenes y utiliza el cálculo automático de tu programa de hojas de cálculo. Los cambios realizados en el Excel afectan al archivo descargado; no modifican los documentos registrados en Amable Conti.